Contenu archivé

Cette page Web archivée demeure en ligne à des fins de consultation, de recherche ou de tenue de documents. Elle ne sera pas modifiée ni mise à jour. Les pages Web qui sont archivées sur Internet ne sont pas assujetties aux normes applicables au Web du gouvernement du Canada. Conformément à la Politique de communication du gouvernement du Canada, vous pouvez demander de recevoir cette page sous d'autres formats à la page Contactez-nous.

APPENDICE VIII ^*

ARRÊTÉ EN CONSEIL INSTITUANT LE COMITÉ DES DOCUMENTS PUBLICS C.P.6175

[568]

HÔTEL DU GOUVERNEMENT À OTTAWA

Le JEUDI 20 septembre 1945
PRÉSENT:

SON EXCELLENCE
LE GOUVERNEUR GÉNÉRAL EN CONSEIL:

Vu le rapport du secrétaire d'État exposant que ce dernier, à la demande du premier ministre, a convoqué un comité consultatif officieux des documents publics, aux fins d'étudier les méthodes à suivre pour assurer la conservation complète des documents publics, et particulièrement de ceux qui ont trait à l'activité de l'État en temps de guerre; et

Qu'à la suite d'une enquête portant sur l'état des documents publics, un rapport a été préparé et étudié par le comité, et que certaines recommandations pertinentes ont été approuvées;

À ces causes, il plaît à Son Excellence le gouverneur général en conseil, sur la recommandation du secrétaire d'État, d'ordonner par les présentes ce qui suit:

1. Est institué un Comité des documents publics, sous la présidence du secrétaire d'État, et comprenant les fonctionnaires suivants:

Un représentant nommé par le secrétaire d'État (Archives publiques).
Deux représentants nommés par le ministre de la Défense nationale (Armée et service naval).
Un représentant nommé par le ministre de la Défense nationale (Air).
Un représentant nommé par le ministre des Travaux publics.
Un représentant nommé par le ministre des Finances.
Un représentant nommé par le ministre des Munitions et Approvisionnements et le ministre de la Reconstruction.
Un représentant nommé par le ministre du Travail.
Un représentant nommé par le secrétaire dÉtat aux Affaires extérieures.
Un secrétaire sera choisi par le personnel du Conseil privé.

[569]

APPENDICE VIII

2. La Société historique du Canada sera priée de recommander deux historiens de profession qui agiront à titre de conseils près le Comité, sans honoraires, mais leurs dépenses seront à la charge de l'État.

3. Les fonctions du Comité seront de faire une revue constante de l'état des documents publics, d'étudier, de concert avec les ministères et les organismes du gouvernement, toutes questions concernant l'organisation, la conservation, le dépôt et la destruction des documents publics, et d'exprimer leur avis à cet égard.

4. Il appartiendra au Comité, notamment, d'examiner les matières suivantes et d'en faire rapport:

a)	La préparation, par les ministères et les organismes de l'État, de comptes rendus appropriés de leur activité en temps de guerre et,
b)	La suite à donner aux recommandations approuvées, faites par la Commission royale des documents publics de 1914 et portant sur l'institution d'un Office des documents publics, notamment sur la question de. fusionnement des Archives publiques et de cet Office, et sur le genre d'organisme qui se prêterait le mieux à faciliter l'usage des documents publics.

5. Lors de l'étude d'un sujet concernant les archives d'un certain ministère, un représentant de ce ministère devra être présent à la séance.

6. Il incombera, à titre de responsabilité première, aux ministères et organismes du gouvernement intéressés, de voir au soin et à la conservation des archives publiques ainsi qu'à la mise en œuvre des directives gouvernementales ayant trait aux dispositions à prendre à l'égard des archives publiques, afin de garantir que des pièces de valeur permanente ne soient pas détruites par inadvertance.

7. Chaque ministère devra confier le soin de ses archives à un ou plusieurs fonctionnaires de grade supérieur, de préférence un secrétaire de ministère, si ce poste existe, ou un fonctionnaire d'un rang semblable. Ces fonctionnaires seront chargés de faire un examen périodique de l'état des pièces d'archives des ministères et de les reclasser en vue d'en disposer, ou de transférer les pièces d'archives ayant une valeur permanente, sans être utiles pour le service courant, aux Archives publiques (ou à l'Office des documents publics, s'il est établi), ou à d'autres ministères fédéraux ou provinciaux, ou de détruire certains documents en conformité des règlements en vigueur. Ces fonctionnaires devront, en outre, maintenir un service de liaison avec les organismes relevant du ministre.

Les recommandations comportant l'exécution de certaines mesures projetées en fonction de ce qui précède, seront soumises, dans tous les cas, à l'approbation régulière du Comité des documents publics.

Le greffier du Conseil privé, A. D. P. HEENEY

[570]

COMITÉ DES DOCUMENTS PUBLICS
CIRCULAIRE N^o2
Mémoire destiné à tous les ministères et organismes
DESTINATION DES DOCUMENTS PUBLICS

La présente Circulaire annule la Circulaire du Comité des documents publics en date du 9 mars 1946, relative à la destination des documents publics.
Le Comité des documents publics et le Conseil du Trésor ont approuvé les méthodes modifiées dont voici l'exposé:

1.		Le sous-ministre du ministère ou le chef de l'organisme intéressé présenteront au Comité des documents publics toutes propositions relatives à la destination à donner aux documents publics, et ces propositions seront examinées du point de vue de l'ensemble des dossiers. Quand on prévoit la destruction de documents, copie de la proposition sera envoyée au Conseil du Trésor et soumise en même temps à l'approbation de l'auditeur général et contrôleur du Trésor.
		Si la destruction est approuvée, en tout ou en partie, le Comité présente une recommandation en conséquence au Conseil du Trésor, qui, s'il est d'accord du point de vue financier, émet un procès-verbal pour autoriser la destruction; dans les autres cas, les ministères et organismes intéressés seront prévenus de la décision du Comité, et la mise en œuvre de la décision n'exigera pas un procès-verbal du Conseil du Trésor.
2.		Les propositions présentées au Comité doivent s'accompagner d'une liste des dossiers ou des documents en cause, ainsi que des dates pertinentes, et de tout autre renseignement utile.
3.		Dans les cas où la destruction de certaines catégories de documents est autorisée par un procès-verbal antérieur du Conseil du Trésor (T.160481B, daté du 2 juin 1936 et les modificatifs subséquents), ou, dans le cas de documents détenus en dehors d'Ottawa, sous le régime des Ordres et règlements royaux des trois armes, les méthodes prévues aux procès-verbaux du Conseil du Trésor ou aux Ordres et règlements royaux continueront d'être suivies jusqu'à nouvel ordre sans qu'il soit besoin de consulter le Comité.
4.		La destruction de copies en duplicata au sein d'un ministère ou d'un organisme se fera normalement, sans consulter le Comité, sur l'autorisation du sous-ministre du ministère ou du chef de l'organisme intéressé, à condition que ce haut fonctionnaire soit convaincu que l'original reste dans les documents publics.
		Toutefois, il existe certains cas, surtout dans les bureaux extérieurs, où le double constitue un document officiel, et d'autres cas où le double est, de fait, considéré, dans les cadres du ministère, comme un original en double. La destruction automatique de duplicatas, en conséquence, sera subordonnée à ces réserves:

[571]

APPENDICE VIII

a)		Dans tous les cas où il est nécessaire, aux fins de vérification, de comparer l'original d'un document ou d'un dossier à la copie en duplicata, cette dernière ne sera pas détruite avant qu'elle ait servi à sa fin de moyen de vérification; et
b)		tous les duplicatas d'ordre financier qui sont traités comme documents officiels dans les bureaux extérieurs seront gardés pendant au moins un an après la fin de l'affaire à laquelle le duplicata se rapporte.

Il est important, lorsqu'on présente des propositions entraînant la destruction de documents, de donner tous les renseignements utiles au sujet des mesures qui ont été prises pour assurer un examen satisfaisant des documents en question et les consultations appropriées, au sein du ministère ou de l'organisme.

Le secrétaire du Comité des documents publics,

W.E. D. HALLIDAY.

Bureau du Conseil privé,

le 11 février 1947.

^*Extrait de : Canada. Commission royale d'enquête sur l'avancement des arts, lettres et sciences au Canada. Rapport. Ottawa : Imprimeur du roi, 1951. Reproduit avec la permission du Bureau du Conseil privé.

Divulgation proactive


Création : 1998-02-01 Mise à jour : 2001-01-27	Haut de la page	Avis

Contenu archivé

APPENDICE VIII*

ARRÊTÉ EN CONSEIL INSTITUANT LE COMITÉ DES DOCUMENTS PUBLICS C.P.6175

[568]

HÔTEL DU GOUVERNEMENT À OTTAWA

APPENDICE VIII

APPENDICE VIII

APPENDICE VIII ^*